برون سپاری چیه و چه امتیازات و معایبی داره؟ 

برون سپاری چیه و چه امتیازات و معایبی داره؟ 

در طول سالیان متمادی نگاه های متفاوتی به برون سپاری شده. بعضی برون سپاری رو مثل ناجیِ شرکت شون می بینن، در حالیکه بعضی دیگر،برون سپاری رو خیلی بد و یک تاکتیک مدیریتی غلط میدونن که باعث از بین رفتن فرصتای شغلی می شه. پیش از اینکه شروع به آزمایش برون سپاری بکنین و ببینین که واسه شرکت شما مناسبه یا نه، لازمه که برون سپاری رو به درستی بشناسید و بدونین چه چیزی برون سپاری حساب می شه و چه چیزی برون سپاری نیس.

 

تعریف برون سپاری

برون سپاری، قراردادیه که بین شما و یک شرکت دیگر بسته می شه تا بخشی از وظیفه، عملیات، کار یا فرآیندی که قرار بوده به وسیله کارمندان شرکت شما انجام شه، در مدت زمان مشخصی به وسیله اون شرکت انجام شه.

این فرآیندهای برون سپاری که قراره به وسیله گروه دیگری انجام شن می تونن درون شرکت شما یا بیرون از اون انجام شن. استخدام یک کارمندِ موقت، زمانی که منشی شما به مرخصی زایمون رفته برون سپاری به حساب نمیاد.

الان عادی ترین نوع برون سپاری نیروهای کاری هستن که واسه کارهای تولیدی به کشورهایی مثل هند و چین فرستاده می شن. اما برون سپاری تنها به این نوع محدود نمی شه. این نوع از برون سپاری معمولا برون سپاری برون مرزی نامیده می شه. مثلا میشه خدمات مشتریان و مراکز پشتیبانی فنیِ تلفنی و هم برنامه ریزی کامپیوتری رو نام برد. خدمات سرایداری و خدمات امنیتی مثالایی از کارایی هستن که کلا از اینکه به کشورهای دیگر واگذار شن در امانند، چون که برون سپاری بخشی از یک شرکت می تونه باعث رفع این نیازای شغلی در اون شرکت و در آخر حذف کلی اونا بشه.

چرا برون سپاری؟

کمبود منابع

یکی از اصلی ترین دلایل برون سپاری، کمبود در منابع ضروریه، که می تونه شامل این موارد باشه: کمبود کارمندانی که علم کافی واسه انجام کار دارن (مثلا مهندسان)، کمبود مواد نپخته (مثلا نفت یا مواد معدنی) و کمبود نیروی کاری که تجربه کافی واسه انجام کار رو داشته باشه.

هماهنگی با هسته ی اصلی کار و کاسبی

بعضی کارهای جانبی همیشه برون سپاری می شن. این کار باعث می شه مدیران بتونن تمرکز بیشتری روی کارهای اصلی داشته باشن، به جای اینکه منابع زیادی صرف کارایی بکنن که با اینکه واسه کار و کاسبی ضرورت داره اما به هسته ی اصلی کار و کاسبی مربوط نمی شه. یک مثال خوب واسه این مورد بیمارستان بزرگیه که عملیات امنیتی اش رو به شرکتی که در امور امنیتی تخصص داره برون سپاری می کنه.

کاهش هزینه

هزینه نیروی کار و مواد راحت روز به روز در حال افزایشه و رقابت، شرکتا رو مجبور می کنه قیمتا رو پایین نگه دارن. اگه راهی واسه برون سپاری وجود داشته باشه که بتونه موجب کم کردن هزینه شرکت شما شه و بر مشکلات برون سپاری غلبه کنه، باید خوب بررسی شه.

نرمی کار و کاسبی

نیازای فصلی و دوره ای که با گذشت زمان کم و زیاد می شن، نیازای زیادی به منابعِ شرکت مجبور می کنن. هر قراردادی که واسه برون سپاری بسته می شه، می تونه نرمی لازم رو واسه اثبات این نیازای زیاد فراهم کنه. مثلا یک شرکت در زمان حسابرسیای مالیاتی یا زمان حسابرسی به وسیله مالکان شرکت تعدادی حسابدار استخدام می کنه.

کاهش هزینه های بالاسری

بعضی کارا تنها واسه اینکه شروع بشن به سرمایه زیادی نیاز دارن. این هزینه ها می تونن از راه عقد قرارداد با یک شرکت دیگر کم بشن. مثلا یک شرکت به جای اینکه متحمل هزینه ساخت یک سیستم تلفنی در فضای شرکت شه می تونه وظیفه ی جواب انگار به نیازای بخش خدمات مشتریان رو به یک مرکز تلفن برون سپاری کنه.

بخشایی که معمولا برون سپاری می شن

با اینکه کارهای خیلی برون سپاری می شن اما اینجا بعضی بخشا که بیشتر برون سپاری می شن اشاره می شن:

  • عملیات مربوط به فناوری اطلاعات
  • شبکه و ارتباطات از راه دور
  • منابع انسانی و مدیریت بیمه
  • حسابداری
  • امنیت

۷ امتیاز اصلی برون سپاری

هنگامی که شما انتخابای تون رو می سبک و سنگین کرد و تصمیم می گیرین کدوم یک از بخشای مختلف کار رو برون سپاری کنین، نیاز به در نظر گرفتن امتیازات برون سپاری دارین. وقتی دلایل کافی واسه برون سپاری پیدا کردین، این کار به رشد شرکت شما و صرفه جویی پولی کمک می کنه. برون سپاری منافع دیگری داره که بالاتر از منافع مالیه. اینجا هفت امتیاز اصلی برون سپاری بیان می شه.

۱. تمرکز بر فعالیتای اصلی

در زمونه ای که همه چیز در حال رشده، پشت صحنه ی سازمانیِ (بک آفیس) یک شرکت هم گسترده می شه. این گسترش ممکنه با مصرف منابع (انسانی و پولی) شروع شه و به قیمت ناقص ماندن فعالیتهای اصلی ای که موفقیت شرکت رو تضمین می کنن، تموم شه. برون سپاریِ اینجور فعالیتایی این اجازه رو به شما می ده که روی فعالیتای اصلی شرکت تمرکزی دوباره داشته باشین، بی اینکه کیفیت یا خدمات پشت صحنه ی سازمان رو قربونی کرده باشین.

مثلا یک شرکت، قراردادی امضا کرده که در مدت کوتاهی افزایش چشم گیری در میزان فروش اون ایجاد می کنه، این کار برون سپاری فروشه.

۲. صرفه جویی در هزینه ها

کارهای پشت صحنه ی سازمان، کارهای پیچیده ای هستن اما ابعاد شرکت شما مانعیه بر سر راه اینکه این کارا با هزینه های ثابت و مناسب انجام شن. پس برون سپاری باعث کوچیک نگه داشتن اندازه شرکت می شه و به شما در کاهش این هزینه ها کمک می کنه.

مثلا مطب کوچیک یک دکتر قراره طرحای مختلف بیمه رو قبول کنه. فردی که به شکل نیمه وقت کار کنه نمیتونه تموم کارا رو به درستی بکنه. پس این کار به شرکتی که در بیمه های پزشکی تخصص داره برون سپاری می شه.

۳. کاهش هزینه های بالاسری

هزینه های بالاسریِ انجام عملیات پشت صحنه ی سازمان خیلی بالا هستن و برون سپاری مثل این کارا تصمیم درستیه.

مثلا رشد یک شرکت باعث شده فضای اداری بیشتری مورد نیاز باشه. فضایی که حالا در اختیارشانه خیلی گران قیمته و هیچ فضایی واسه گسترش شرکت وجود نداره. پس برون سپاری بعضی کارهای آسون نیاز به فضای اداریِ بیشتر رو از بین می بره. مثلا بازاریابی تلفنی یا ورود داده ها رو میشه به بیرون از شرکت واگذار داد.

این مطلب مشابه را هم بخوانید :   برندینگ چیه؛ ۲۹ تعریف از ۲۹ صاحب نظر در مورد بازاریابی 

۴. کنترل عملیاتی

باید به فکر برون سپاری عملیاتی باشین که هزینه های اونا از کنترل خارج می شه. بخشایی که معمولا از کنترل خارج می شن و قسمتایی که مدیریت ضعیفی دارن، گزینه های اول برون سپاری هستن. علاوه بر این شرکتی که کار رو به اون برون سپاری می کنین می تونه تواناییای مدیریتی شرکت شما رو بهبود ببخشد.

مثلا بخش فناوری اطلاعاتی که پروژه های خیلی زیادی داره، اما افراد و بودجه ی کافی واسه همکاری با سازمان رو نداره. یک قرارداد برون سپاری، مدیریت رو مجبور می کنه نیازای شون رو اولویت بندی کنه و کنترل این بخش رو دوباره در دست بگیره.

۵. نرمی نیروی کار

برون سپاری این امکان رو به شما می ده که واسه کارهای فصلی و دوره ای منابع انسانی بیشتری در اختیار داشته باشین و هنگامی که کار تموم شد، اونا رو کنار بذارین.

مثلا بخش حسابداری که در فصل مالیات و دوره حسابرسی دست تنهاست، با برون سپاری این فعالیتا می تونه واسه یک دوره مشخص با صرف هزینه ثابت افراد بیشتری در خدمت داشته باشه.

۶. دووم و مدیریت خطر

در دوره هایی که گردش پولی کارمندان زیاد می شه، نبود قطعیت و ناهماهنگی در عملیات زیاد می شه. برون سپاری می تونه دووم شرکت رو افزایش و هم زمان با اون خطر پایین اومدن کیفیت عملیات در شرکت رو هم کاهش بده.

مثلا در یک شرکت مدیر منابع انسانی به دلایل پزشکی در مرخصی دراز مدت بود و دو دستیار اجرایی اونم به مدت کوتاهی به دلیل کارهای تازه ای شرکت رو ترک کرده بودن. در اینجور شرایطی برون سپاری عملیات منابع انسانی خطر مشکل در کارا رو کم می کنه و شرکت می تونه به فعالیتای خود ادامه بده.

۷. پرورش کارمندان داخلی

پروژه بزرگی قراره انجام شه که نیاز به تواناییایی داره که افراد شما بی اونا هستن. با برون سپاری کار، افرادی به شرکت شما بین که تواناییای مورد نیازتون رو دارن . افراد شما می تونن در کنار این نیروا کار کنن و تواناییایی رو که نیاز دارن فرا بگیرن.

مثلا یک شرکت نیاز داره که خیلی از لوازم سفارش داده شده رو جانشین کنه یا ارتقاء بده. مهندسان شما توانایی لازم واسه طراحی لوازم جدید و ارتقای اونا رو ندارن. برون سپاری این پرو ژه و به خدمت گرفتن مهندسان جدید در محیط کاری، این فرصت رو واسه مهندسان شما فراهم می کنه که تواناییای جدیدی بیاموزند.

۶ عیب اصلی برون سپاری

۱. از دست دادن کنترل مدیریتی

زمانی که قراردادی امضا می کنین تا یک شرکت دیگر بخشی از کار شما رو بر عهده بگیره، شما مدیریت و کنترل اون بخش از کار رو بر عهده اون شرکت می ذارین. شرکتی که کار رو به اون برون سپاری کردین استانداردهایی رو که واسه شرکت خودتون مهمه، در نظر نمی گیره. اونا تنها به دنبال این هستن تا از خدمتی که به شما و شرکتای دیگری مثل شما رائه میدن، سود ببرن.

۲. هزینه های مخفی

شما قرادادی با شرکتی که کار رو به اون برون سپاری می کنین، امضا می کنین که جزئیات خدماتی که واسه شما فراهم میشه در اون مشخص می شه. شما مجبور هستین واسه هر چیزی رو که در قرارداد اشاره نشده هزینه اضافی پرداخت کنین. علاوه بر این شما باید یک وکیل استخدام کنین تا جزئیات قراردادی رو که امضا کردین بررسی کنه. اون شرکت قبلا این کار رو کرده و قرارداد رو از قبل آماده کرده. پس زمانی که گفت و گوا شروع شه شما در موضعِ ضعف هستین.

۳. خطری واسه امنیت و اسرار شرکت

چیزی که مثل خون در رگای شرکت جریان داره اطلاعاتیه که شرکت طبق اونا به جلو میره. اگه شما فهرست حقوق افراد، اطلاعات پزشکی یا هر اطلاعات پنهونی ی دیگری دارین که باید در اختیار شرکتی که کار رو به اون برون سپاری کردین قرار بدین، این خطر هست که اطلاعات پنهونی ی شما معلوم شه. اگه کاری که قراره برون سپاری شه شامل داراییای مشترک شرکت یا داده ها و اطلاعات شرکت باشه (مثلا طرح اجناس، فرمولها و غیره)، این مسئله باید در تصمیم گیری شما در نظر گرفته شه. شرکتی که قراره کار به اون برون سپاری شه رو به دقت آزمایش کنین تا مطمئن شید که دادهاتون حفظ می شن و در صورتی که اتفاقی رخ بده، قرار داد اونو پیش بینی کرده.

۴. مشکلات کیفیت

شرکتی که کار رو به اون برون سپاری می کنین، تنها با پول انگیزه میگیره. از اونجا که در قراردادی که می بندید قیمت رو قطعی می کنین، تنها راه اونا واسه افزایش سود، کاهش هزینه ها هستش و تنها زمانی که اونا شرایط قرارداد رو برآورده کنن، شما به اونا پول میدید. علاوه بر این شما توانایی جواب دادن به تغییرات سریع محیط کار و کاسبی رو هم از دست میدید، چون که قرارداد نشونه و واسه هر تغییری شما باید هزینه اضافه پرداخت کنین.

۵. کار شما به توان پولی یک شرکت دیگر گره می خوره

از اونجا که شما بخشی از کار خود رو به یک شرکت دیگر واگذار کردین، حالا کار شما به توان پولی یک شرکت دیگر گره خورده س. پس باید این انتظار رو داشته باشین که شرکتی که کار رو به اون برون سپاری کردین ورشکسته بشه و کار شما نیمه کاره بمونه.

۶. تصور بد و اثرات منفی

واژه برون سپاری چیزای مختلفی رو تو ذهن افراد تداعی می کنه. اگه در جامعه ای زندگی می کنین که در اون شرکتی کارهای برون سپاری شده انجام می ده و دوستان و نزدیکان شما رو استخدام می کنه، اون وقت برون سپاری چیز خوبی هستش. اما اگه دوستان و نزدیکان تون به خاطر برون سپاری کارشون رو از دست داده باشن، اون وقت برون سپاری چیز خوبی نمیشه. اگه شما بخشی از کار خود رو برون سپاری کنین، روحیه ی نیروی کارتون ممکنه آسیب ببینه.

برگرفته از: thebalance.com


دیدگاهتان را بنویسید